系統登入
當第一次使用該系統，請輸入使用者: TOPS 密碼: TOPS 公司預設: DATABASE
可能出現對話視窗，按『確定』重整系統，當完成後繼續登入主畫面。
若第一登入，必須修改系統設定，詳細請看 1.10 分店資料設定 及 1.7 系統參數設定。
商品資料設定
各欄位簡介
商品編號 ： 每件商品都會有自己的編號，系統不會允許使用者建立相同編號的商品。注意商品編號最長十六個位。
商品名稱 ： 每件商品都必需要有個名稱，主要是方便辨認。商品名稱是有限長度的，如遇商品名稱長度不足，可在備註欄輸入。
服務性商品 ： 在銷貨過程中有時會有一些費用類別的交易，為方便管理，本系統提供服務性商品設定。如加工費用、運輸費用及維修費用等，可以設定為服務性商品，便不需要計算倉量及成本。
廠商編號 ： 生產商的商品編號。
廠商定價 ： 生產商的定價或最近進貨價。
單位一 ： 商品基本單位。
價格一 ： 商品基本單價。
單位轉換率 ： 建立商品時使用者可為商品設定兩個單位，方便交易商品時可切換單位選擇。
單位二 ： 商品第二單位。
價格二 ： 商品第二單位單價。
現有數量 ： 簡稱“現量”，現有商品總數量，包含各倉庫數量。由銷貨、進貨、退貨及調整單自動計算。
服務 ： 是否項目, 如果不會計算及顯示倉庫存量。
特價貨品 ： 如果是特價貨，銷售不給任何優惠折扣。
序號管理 ：是否須要序號管理，當進銷存時間。
不可修改售價：當售價不能作任何修改。
圖片 ： 當零售銷貨時，讀入貨品條碼後，會顯示該貨品的圖片。
最近進貨日 ： 最近一次進貨日期，由進貨單自動更新。
最近銷貨日 ： 最近一次銷貨日期，由銷貨單自動更新。
商品類別一 ： 商品第一種分類，按使用者運作自行設定。
商品類別二 ： 商品第二種分類，按使用者運作自行設定。
商品類別三 ： 商品第三種分類，按使用者運作自行設定。
商品類別四 ： 商品第四種分類，按使用者運作自行設定。
先入先出 (FIFO) 成本 ： 列表顯示交進出交易記錄。
最低存量 ：當銷貨時，控制存量不可少於該數字。
安全存量 ： 使用者可為每件商品設定安全存量，當現量少於安全存量時，系統便會自動提示使用者及早採購商品。
每次訂貨量 ：當訂貨時，預設訂貨數量。
庫存等級 ： 庫存等級是其中一種分類方法，使用者可自行分類商品級別。
期初總成本 ： 上年度自動帶入之該商品總成本。
平均成本 ： 目前商品的平均成本，自動由交易中計算。
總成本 ： 目前商品的庫存總成本，系統自動由交易中計算。
上年度平均成本：該商品上年度的平均成本，作參考用途。
客戶等級售價 ：由A~E級，當該等級客戶銷貨時會自動取回等級售價。
盤點週期 ： 為該商品設立盤點時間，作參考用途。
備註 ： 備註欄位沒有長度限制，您可以輸入任何資料。
新增商品資料
1. 按『新增』功能開始新增商品資料，
2. 商品編號都必須是唯一的，系統不會允許您建立相同的商品編號。
(商品編號最好用統一的方法去編排，方便記錄及找尋商品，如果商品編號加英文字母作分類記號，可加快找尋商品的時間。切忌使用中文字作商品編號，因中文字在電腦上的排列方法是使用中文字的內碼，排列結果絕對會和您的排列設計有出入，何況使用該商品時還要輸入中文字作找尋。）
3. 輸入商品名稱及廠商編號，廠商編號一般可當作條碼（BarCode）輸入，
4. 廠商定價可以自行輸入，實際上會由最近進貨價自動取代，
5. 每一件商品都會有自己的計算數量單位，本系統可提供兩種單位給您使用，靈活使用可做出多種組合及變化。
單位一輸入小單位；單位二輸入大單位：
例子一：一箱使用手冊有50本，則單位一輸入〔本〕，單位二輸入〔箱〕，單位轉換率設定為〔50〕，當建立銷貨單時便可以自行切換銷售箱或本單位，如果銷售箱裝單位，系統會自動取回售價二及扣除50本。
例子二：一箱汽水有24罐，則單位一輸入〔罐〕，單位二輸入〔箱〕，單位轉換率設定為〔24〕，當建立銷貨單時便可以自行切換銷售箱或罐單位，如果銷售箱裝單位，系統會自動扣除24罐。
6. 商品設定在一個正確的類別上，將便於您的庫存管理，更有助於往後的銷售分析，至於如何分類就有賴你的明智抉擇，依產品的功能，特質分類更有助銷售分析。
7. 客戶等級售價你可以自行輸入。
庫存等級只是商品自我分級，級別對系統運作沒有影響，您可按自己判斷設定
分級方法。
例如： A – 原料，B － 半製成品，C － 成品．．．
A – 大碼，B － 中碼，C － 細碼．．．
A – 存量多，B － 存量少，C － 沒有存量．．．
多單位處理
可以處理5種單位轉換，另外程量及包裝單位轉換。
最後輸入備註及按『存檔』即可。
庫存期初數量設定
當輸入完商品資料後，該商品的前期結餘數量可使用『庫存期初數量設定』功能，直接輸入各倉庫期初數量。輸入完成後請執行『系統重算作業』作期初金額重算。
輸入期初存量
首先按『修改』功能，
然後按『庫存期初數量設定』，
輸入在各倉庫的期初存量，
商品複製功能
使用進銷存系統時，最花時間往往是建立商品清單。如果每一件商品都要人手輸入，便會損失很多時間。這時候你可以使用『複製商品』功能，將類似的商品進行複製，你便可以省下一大堆工夫。
首先選擇的須要複製的商品資料，按『複製商品』功能進入修改畫面，
輸入新的商品編號，你可以自行修改不同的部份
修改完成後按『存檔』儲存資料即可。
商品類別設定
用戶自設定商品種類，日後可供報表分析狀況。
按『新增』增加記錄，自行輸入中文及英文名稱。
按『修改』修改記錄 及 確定是儲存此記錄。
按『刪除』刪除記錄，確定是否刪除此記錄，若在交易已使用不能刪除。
按『離開』離開表單，不作任何儲存。
顏色設定
若商品有顏色分類的話，例如：成衣業、鞋業、玩具業，必須輸入顏色設定。
按『新增』增加記錄，自行輸入中文及英文名稱。
按『修改』修改記錄 及 確定是儲存此記錄。
按『刪除』刪除記錄，確定是否刪除此記錄，若在交易已使用不能刪除。
按『離開』離開表單，不作任何儲存。
尺碼設定
若商品有尺碼分類的話，例如：成衣業、鞋業、玩具業，必須輸入尺碼設定。
1. 按『新增』增加記錄，自行輸入中文及英文名稱。
2. 按『修改』修改記錄 及 確定是儲存此記錄。
3. 按『刪除』刪除記錄，確定是否刪除此記錄，若在交易已使用不能刪除。
4. 按『離開』離開表單，不作任何儲存。
分店資料設定
報表格式，例如：發票、進貨單、退貨單、轉倉單、調整單等，
根據公司設定的公司名稱、地址、Logo 列印在報表頂端。
按『加入』『清除』公司Logo 圖檔。
按『存檔』確定是儲存此記錄。
按『離開』離開表單，不作任何儲存。
系統參數設定
零售設定
預設客戶 ： 新增銷售單自動填入預設的客戶編號。
連接埠設定： 設定銀碼顯示器連接埠、類型、語言 及 收銀櫃的連接與類型。
零售銀頭設定：收銀櫃初始的金額。
門市資料設定：分店編號 (例如: 香港、九龍、新界等不同地區) ;
分機編號 (例如: A 電腦、B電腦、C電腦)
小數位設定 – 金額計算小數位，四捨五入。
倉庫編號–預設倉庫編號，使用該倉量加減。
控制列印零售單，每次儲存交易後的列印數量。
1. 按『存檔』確定是儲存此記錄。
2. 按『除消』離開表單，不作任何儲存。
3. 按『離開』離開表單，不作任何儲存。
系統參數設定 (新版)
零售設定
零售單結帳時, 需要使用身份驗證功能 ?
YES：銷貨時，會將商品備註，自動覆製到發票上的貨品備註
NO：不會覆製
零售單儲存後的列印選項 ?
SAVE_AND_PRINT : 儲存及列印
SAVE : 儲存
零售單結帳時, 需要輸入有關付款的資金 (信用卡號碼, 持卡人,到期日, 備註)
YES : 結帳時, 自動跳出輸入畫面
NO : 不出現輸入畫面
列印在零售單裡的備註
選擇指定 "零售單客戶收據" 的列印格式
指定買滿的金額 $500 ? (例如：買滿$500, 單金額有折扣10%)
買滿此金額之後, 所給予的10%折扣 ? (例如：買滿$500, 單金額有折扣10%)
系統設定
第7項可支援多顏色及尺碼的商品，按『確定』確定是儲存此記錄。
第8項可支援多使用多視窗工作介面，同一時間打開多表單輸入資料。
